Ik heb de afgelopen maanden het onderwerp todo lijst van alle kanten bekeken ben tot een aantal verrassende inzichten gekomen. Deze mail is het voorlopige eindstation van dit experiment.
Soms liggen dingen zo voor de hand dat je ze voortdurend over het hoofd ziet. De herontdekking van de “done lijst” is er voor mij zo een.
Dus zoals alles heb ik het aan mijn stress test onderworpen, in de drukke maanden november en december. En zelfs in de Sinterklaas drukte bleef hij overeind.
Ik merkte namelijk dat de “done lijst”:
- Je een voortdurende focus geeft op wat je wel bereikt, in plaats van wat je niet bereikt.
- Je alleen maar laat winnen, in plaats van de tragische held te spelen die een bij voorbaat verloren gevecht voert met de veelkoppige draak, waarbij als er een kop afgehakt wordt, er net zo snel weer een bij komt (zo ongeveer het mechanisme van de todo lijst).
- Het je heel moeilijk maakt om in een slachtoffer positie te blijven zitten (alhoewel ik moet toegeven dat het soms wel lekker is om alles en iedereen ergens de schuld van te geven).
Intuïtie
En, daarnaast heb ik al tijdsurfend, diep ontzag gekregen voor de wijsheid en snelheid waarmee de intuïtie in het moment beslissingen maakt. Het gaat ver boven de kunstmatige intelligentie van de beste georganiseerde digitale lijstjes manager of agenda – en ik heb ze bijna allemaal getest en gebruikt.
En, niet onbelangrijk, heb ik eindelijk een onderbouwd argument tegen mijn zoon die tegen mij zegt dat ik over 20 jaar vervangen zal worden door een algoritme (bijvoorbeeld slimme todo lijstjes) of een robot. 😉
Waar de intuïtie vooral heel goed in blijkt te zijn, is anticiperen. Ze kiest taken uit die ervoor zorgen dat je dingen op tijd doet voordat het een probleem kan worden. Zoals je tas van tevoren inpakken, dingen van tevoren gereed zetten, op tijd rekeningen versturen, een meeting voorbereiden.
En tegelijkertijd merkte ik dat ik voornamelijk korte termijn taken aan het doen was.
De juiste dingen doen
Dus begon ik me na een tijdje toch af te vragen: “Krijg ik nou wel de juiste dingen gedaan?”
De vraag is natuurlijk? Wat zijn dan de juiste dingen, prioriteiten of hoe je ze ook wilt noemen.
Ik vind dat een super lastige vraag, want was is nou de juiste actie op het juiste moment? Moet ik nu aan dit artikel schrijven, of zou ik eigenlijk een klant moeten bellen, of zou ik met mijn kinderen moeten spelen?
Eigenlijk kan je pas echt achteraf zeggen of wat je gedaan hebt belangrijk was. En ook dan nog blijft het subjectief.
Ik ben gelukkig niet de eerste die over deze vraag nagedacht heeft. Er bestaat zelfs een model van dat je misschien wel kent, het heet de Eisenhower matrix.
Dus ik besloot te gaan onderzoeken of ik nou wel de belangrijke dingen aan het doen was. Normaal zou dat lastig zijn, maar met mijn “done lijst” was dat een fluitje van een cent.
Na één week had ik al genoeg data verzameld. En die bevestigde mijn gevoel dat 80% van mijn gedane acties in de categorie niet belangrijk (kwadrant 1 en 3) vielen.
Balen, nu had ik eindelijk iets wat lekker werkte, zonder todo lijst. Ik voelde me er goed bij, gaf me energie, zonder schuldgevoel. Maar nu was ik voornamelijk onbelangrijke dingen aan het doen.
Ik begon weer te twijfelen aan dit experiment. Was het dan toch mislukt? En ik herinnerde me ineens verhalen van mensen die op hun gevoel beslissingen hadden genomen die helemaal fout uitgepakt hadden. Mislukte relaties, bedrijfsovernames met een rampzalig resultaat. Niet bepaald een rijtje waarin ik me zou willen scharen. En ik begon me toch af te vragen of je de intuïtie of het gevoel überhaupt wel kan vertrouwen?
Hoe je intuïtie te informeren
Ik besloot de wetenschap er bij te halen, en las het boek hoogleraar Ap Dijksterhuis, “Het slimme onbewuste, denken met gevoel”. Een aanrader trouwens voor iedereen die wil weten hoe ons brein werkt.
Hij zegt namelijk dat intuïtie wel geïnformeerd moet worden. Zonder kennis of ervaring maak je inderdaad domme beslissingen. Dan is je intuïtie niets waard.
En ineens werd het mij duidelijk.
Je moet eerst de juiste informatie ‘uploaden’ in je onbewuste, en dan kan de intuïtie deze pas ‘downloaden’.
Eigenlijk logisch. Input, output.
En net zoals een lerend algoritme wordt je intuïtie ook beter als je hem voedt met informatie en vertrouwt.
En welke informatie heeft hij dan eigenlijk nodig?
Ik kwam erop om mijn missie, lange termijn doelen, en mijn lopende projecten op te gaan schrijven. Vervolgens ben ik ook elke week en elke dag begonnen met het opschrijven van wat die week of die dag bereikt zou willen hebben (mijn intenties), om deze vervolgens pas op het einde van de dag of de week te checken. (niet tussendoor, anders wordt het weer een dwingende todo lijst)
Omdat ik mijn “done lijst” dagelijks bijhield kon ik al na een paar weken verschil zien… Waarover straks meer.
Conclusie
Ik ben nu aan het voorlopig eind van dit experiment gekomen.
Voor mij is het begonnen met de verbijsterende constatering dat mensen gemiddeld 15% gedaan krijgen van wat er op hun todo lijst staat.
Daarnaast zijn de meeste mensen 80-85% van hun tijd bezig met ad hoc werk, en 15% met belangrijk werk.
Een niet meetbaar bij effect is dat de meeste mensen zich schuldig voelen over wat ze niet gedaan hebben.
Ik kan me maar moeilijk voorstellen dat zoveel mensen daar in hun werkende leven genoegen mee nemen.
En bovendien een mager resultaat voor de nr 1 productiviteit strategie ter wereld.
Het alternatief dat ik ontdekt heb:
Zonder todo lijst gaan werken, handelen op je – geïnformeerde – intuïtie, en dat meten en bijsturen met een ‘done lijst’.
Resultaten
Dit zijn de resultaten van mijn experiment:
- 90% van wat ik me in het moment voorneem, wordt gedaan en afgemaakt – en om mezelf te motiveren leg ik dat vast in een ‘Done-Lijst’
- 60% van mijn activiteiten bevinden zich in kwadrant 2 (gemiddeld is dat 15%)
- 80% van de kwadrant 2 intenties die ik me voorneem worden gedaan (een maand lang dagelijkse en wekelijkse intenties gecheckt op het einde van de dag, en vergeleken met de done lijst)
Maar belangrijker vind ik de niet direct meetbare resultaten;
Ik voel me niet meer schuldig over wat ik niet doe.
Ik voel meer voldoening over wat ik wel doe.
Ik werk meer vanuit intuïtie en vertrouwen – intuïtie is net als een spier die beter wordt als je hem vaak gebruikt. En daardoor..
Ik maak snellere en juistere beslissingen in het moment
Verklaring
En waarom werkt dit eigenlijk voor mij – en misschien ook voor jou?
Misschien heeft het te maken met het volgende. Als mijn doel is om met een lijstje of een agenda de werkelijkheid naar mijn hand te zetten, kom ik vaak bedrogen uit. De werkelijkheid is altijd grilliger en minder voorspelbaar dan dat ik van tevoren me kon bedenken. En hoe meer ik probeer de werkelijkheid onder controle te krijgen, hoe minder vat ik erop heb.
Op dit thema zijn vele variaties.
Mensen die:
- Wanhopig zijn om een date te scoren, krijgen hem uiteindelijk niet.
- Hun best doen om spontaan te zijn, komen fake over.
- Wedstrijden alleen op resultaat willen winnen, verliezen het plezier en daarmee uiteindelijk ook de wedstrijden.
- Dingen gedaan willen krijgen omdat ze op hun todo list staan, krijgen uiteindelijk minder gedaan.
Dat gezegd hebbende, alle structuur overboord gooien is voor mij ook geen optie gebleken. Maar een structuur moet wel dragend zijn, en niet dwingend.
Als je nooit een todo lijst gebruikt, denk dan na manieren of dragende structuren (bijv, missie, doelen, projecten of een done lijst) waardoor je jezelf traint betere beslissingen te nemen in het moment, zodat je meer aan belangrijke dingen toe komt.
Als je wel een todo lijst gebruikt, denk dan na over het middel, waarom je het gebruikt, en weet dat er ook alternatieven zijn. En wees je dan bewust van het volgende:
Je bent niet je todo lijst. Je bent oneindig veel meer dan dat.
Vorige artikelen in de serie “Afkicken van de todo-lijst.”
1. Afkicken?
2. Paniek
3. Agenda
4. Intuïtie
5. Done lijst
