Misschien zie jij jezelf niet als iemand die een bepaald “systeem” heeft om dingen gedaan te krijgen. Maar als je s’morgens je bed uit kunt komen, dan heb je al een “systeem”, weliswaar heel basic. Ook jouw team of organisatie is een systeem. We leven in een wereld van systemen. Een systeem kan fragiel of juist antifragiel zijn. Wat dat is leer je in dit artikel.
Wat is een systeem?
Een systeem is een geheel van onderling verbonden elementen die samenwerken om een bepaald doel te bereiken. Een persoonlijk systeem bestaat bij de meeste mensen uit hun agenda, mappen op hun harde schijf, notities, email.
Een belangrijke eerste stap is om orde te brengen in het systeem. Dus geen post-it notes overal op je computer, maar iets om het bij elkaar te brengen. Dat kan een boekje zijn zoals een Bullet Journal, takenlijsten zoals Trello, of een programma zoals Evernote, Notion of Obsidian.
Een ordelijk systeem is toch goed?
Misschien houd jij ook, zoals ik, van een ordelijk en overzichtelijk systeem. Dat geeft namelijk rust. Er het is onmiskenbaar dat een opgeruimd systeem, waarin alles in de goede categorie zit, minder stress geeft. En wat is er nou belangrijker dan stressloos kunnen werken?
Maar ik heb in de loop der jaren iets ontdekt wat mijn denken over organiseren op zijn kop gezet heeft.
Namelijk dat de ordelijkheid die je steeds probeer na te streven, jouw systeem juist fragiel maakt. Dat systemen gebaat zijn bij een bepaalde mate van wanorde.
Antifragiel: Sterker door stress
Wanorde vind ik nog steeds moeilijk te accepteren. Want een deel van mij (de systeemdenker) heeft zijn identiteit op orde gebaseerd. En toch, in de loop der jaren heb ik gezien dat dit niet hele verhaal is.
Neem de mappenstructuur op je computer. Alles netjes in mappen ziet er heel geordend en gestructureerd uit. Maar diezelfde orde is ook een groot risico. Namelijk de kennis die in jouw mappen zit, zit gevangen in silo’s. En na verloop van tijd verliest deze kennis zijn waarde, en wordt het hele mappensysteem (waar je jaren in geïnvesteerd hebt) dus waardeloos.
De organisatorische evenknie van een mappenstructuur is een hiërarchische organisatie. De ordelijke “hark” structuur van afdelingen en teams. Net als jouw mappen worden het silo’s waartussen niet meer gecommuniceerd wordt.
Maar wat dan? Terug naar de chaos? Dat geeft toch stress? En stress is per definitie niet goed toch? Leidt toch tot burnout?
Het blijkt dat een bepaalde mate van wanorde en stress ervoor zorgt dat een systeem “anti-fragiel” wordt. Deze term is gemunt door de Amerikaans-Libanese Filosoof Nassim Taleb. Antifragiel betekent: Sterker door stress.
Hoe een systeem antifragiel te maken?
Om een systeem anti-fragiel te maken moeten de onderdelen voortdurend uitgedaagd worden: het systeem als geheel wordt sterker als de onderdelen getest worden en er delen “overleven” en andere delen “afsterven”.
Hoe zorgt dat er nou voor dat een systeem sterker wordt? Het succes of falen van deze onderdelen fungeert namelijk als stukjes informatie, die het systeem informeren over wat werkt en wat niet werkt.
Dat wat werkt blijft, en dat wat niet werkt sterft af. Dat is hoe natuurlijke eco-systemen werken. Dat is ook hoe jouw immuunsysteem omgaat met ziekteverwekkers.
Kennis vrijmaken door jouw systeem antifragiel te maken?
Hoe je dat toepast op de mappen van jouw notitie systeem? Ga naast mappen ook eens tags en links gebruiken. Door standaard nieuwe documenten te linken en/of taggen aan oudere notities of documenten, word je gedwongen te kijken of je oude files nog relevant zijn, aangepast moeten worden en of ze nog wel in jouw mappen structuur passen. Het andere effect is dat je veel meer bewuste keuzes gaat maken wat je wel en niet in jouw systeem toelaat. Ik heb nog steeds mijn mappen, maar ik heb ook gemerkt dat linken een echte game changer is. Dit is de grootste revolutie in Personal Knowledge Management van de laatste jaren. Zie hier meer over in dit artikel: Getting Notes Done
Potentieel vrijmaken door jouw organisatie antifragiel te maken
Jouw team of organisatie wordt sterker als het getest wordt. Door niet te werken in hiërarchische silo’s maar in flexibele cirkels van rollen zoals in ons boek Getting Teams Done beschreven is, wordt jouw organisatie voortdurend getest en aangepast. Je bent continue alert of bepaalde rollen nog kloppen. En als de rol niet meer klopt, dan wordt hij aangepast of verwijderd. Flexibele rollen zijn net als links een echte game changer. Organisaties die hier klaar voor zijn kunnen enorme sprongen maken. Opgeslagen kennis en talent in silo’s komen vrij, en mensen en organisaties kunnen hun potentieel realiseren.
Antifragiel is niet stressloos, maar laten we eerlijk zijn. Is stressloosheid niet een soort utopie, en is het überhaupt wenselijk?
Wil je hiermee aan de slag?
Wil je dat jouw (notitie) systeem antifragiel maken. Lees dit artikel. Wil je jouw team of organisatie antifragiel maken, lees ons boek of download hier eerste hoofdstuk gratis. Of nog beter, vraag een gratis Clarity Call met mij aan.
