De meest irritante mailtjes vind ik: ‘wij hebben nog geen informatie van u mogen ontvangen’ of ‘wij wachten nog op je offerte’. En dan zijn dat nog de beleefde versies…
En als ik dan zo’n mail lees, dan voel ik me meteen schuldig, en daardoor ga ik zo’n mail meer aandacht geven dan de andere mails. En dat terwijl het eigenlijk helemaal niet belangrijker is dan het andere wat ik op dat moment te doen heb. En vervolgens kom ik niet aan mijn echt belangrijke dingen toe, etc etc.
Tegenwoordig ontvang ik gelukkig zelden dat soort mails. Als je wilt weten hoe jij dat ook kunt voorkomen, lees dan verder.
Dingen vergeten? 5 redenen en tips
1. Je bent vergeten iets te noteren
Als je iemand tijdens een iets belooft, noteer je het direct, je probeert het niet te onthouden. Maar dat is niet genoeg, je moet ook zorgen dat je het zo snel mogelijk, of liefst in één keer in je systeem zet. De meest voor de hand liggende manier is jezelf een mail te sturen. Via je smartphone, tablet of laptop.
2. Je hebt een mailtje gemist
Dat voorkom je door iedere dag je inbox te verwerken (totdat je weer een leeg scherm ziet). Niet mail op laten hopen. Het is een simpele routine die je minimaal 2 maal per dag zou moeten doen. De gemiddelde kenniswerker moet hier één uur per dag voor inplannen.
3. Het was je niet duidelijk wat je moest doen en dus heb je het over het hoofd gezien
Als je tijdens het verwerken van je inbox iets tegenkomt waar je nog wat mee moet doen, geef je jezelf antwoord op 3 vragen:
- Wat is mijn gewenste uitkomst?
- Wat moet ik daarvoor doen?
- En, als je het niet binnen 2 minuten kan doen, wat heb ik nodig om dat ook te gaan doen.
Vervolgens zet je je het op een takenlijst.
4. Je wist wel wat je moest doen, maar je bent te laat begonnen
Dat voorkom je door te zorgen dat je takenlijst up to date blijft. Dat doe je door dagelijks of wekelijks de lijst door te lopen en, met je agenda in het achterhoofd, te kijken wat je die dag of die week zou moeten doen.
5. Je had andere dingen te doen, waardoor je er niet aan toe gekomen bent
Je zorgt dat je met jezelf checkt of dat wat je in het moment doet, ook het juiste is. Dat doe je door, voordat je aan iets begint, te checken of er niets iets op je taken lijst staat dat belangrijker is dan wat je nu gaat doen. Vertrouw niet op het stemmetje: ik weet wel wat ik vandaag moet doen, en ik weet hoeveel tijd het me kost om alles af te krijgen. Ons brein is heel onbetrouwbaar als het gaat om een planning maken. We zitten meestal zo’n 50% naast.
Het helpt hierbij enorm om met Getting Things Done te werken. Door de systematische manier waarop je dan kan werken wordt het makkelijker om niets meer over het hoofd te zien. Voortaan ben jij dan degene die herinneringen stuurt, in plaats van ze te ontvangen.
