Georganiseerd werken. Een ideaal van veel mensen. Voor anderen is het een spookbeeld: ze zien dan een control freak. Iemand die gevoelloos en rationeel leeft, alles van tevoren plant, de hele dag in de weer met lijstjes, een leven waar alle spontaniteit uit is verdwenen.
Over-organiseren
Je kunt inderdaad ook over-organiseren. En dat kan net zo goed stress geven als wanneer het een puinhoop is. Ik zie soms mensen die zo’n ingewikkelde administratie bouwen dat ze er zelf de weg in kwijt raken, een soort monster gecreëerd hebben wat ze steeds moeten blijven voeden, maar waar ze geen controle meer over hebben. Laten we duidelijk zijn, dan hebben we het uiteraard niet over werken in Flow, maar over over-georganiseerdheid. David Allen zegt ook: ‘ Too controlled is out of control’. Toch zal als je begint met Getting Things Done (GTD) je wel eerst de nadruk moeten leggen op organiseren. Immers, eerst moet je wel structuren creëren die jouw workflow ondersteunen, zoals een archief systeem, en takenlijsten.
Impulsief gedrag
Je kan ook teveel doorschieten in het andere uiterste: impulsief gedrag. Je bent de hele dag dat aan het doen wat zich op dat moment aandient. Je denkt eraan iemand te bellen, en je belt direct. Je hebt een geweldig idee, en je laat alles vallen en stort je er helemaal op. Een collega komt met een vraag (die eigenlijk best kan wachten) en je gaat er direct mee aan de slag. Als je bijvoorbeeld probeert een offerte te schrijven en je volgt je impulsen voor wat je op een bepaald moment leuk vindt of nuttig vindt – en de opties zijn in overmate aanwezig – email, internet, twitter, collega’s, ‘urgente’ verzoeken van anderen, dan is de kans groot dat je op het eind van de dag niet veel verder bent gekomen, met als gevolg dat je jezelf niet echt lekker voelt als je naar huis gaat, en dan tot in de nacht moet werken om die offerte toch maar af te krijgen.
Maar ik kan toch niet de hele dag als een robot van mijn lijsten werken?
Je voelt hem natuurlijk al aankomen. De kunst zit hem erin om de middenweg te vinden tussen structuur en het volgen van je impulsen, met andere woorden, spontaniteit.
Structuur en spontaniteit vormen namelijk een geweldig huwelijk. Als je gedurende je dag beide elementen kunt balanceren dan kan je dat een enorm gevoel van flow geven. Hoe kom je daar? Dat hangt af van waar je nu bent. Ben je te gestructureerd: dan volg je weg 1. Ben je te impulsief, dan volg je weg 2.
Weg 1: Van structuur naar meer spontaniteit
Dit is een weg waar ik mezelf steeds aan moet herinneren. Ik heb soms de neiging om mezelf te gaan micromanagen. En als ik dan niet uitkijk ga ik over-organiseren. Het is voor mij dan een uitdaging om te zorgen dat ik juist wel onverwachte dingen blijf doen. En ik heb gemerkt dat je daar je systeem heel goed voor kunt gebruiken. Want, als je meer spontaniteit wilt kan je beginnen met dat gewoon te plannen. Geinspireerd door het boek ‘ The Artists Way ” plan ik al jaren dat ik minstens één keer per maand iets creatiefs doe. Zoals naar een nieuwe tentoonstelling, een film, een middagje doelloos browsen in de bibliotheek. Juist die doelloosheid is belangrijk om af te toe te cultiveren. Ik kan van dingen voldaan zijn omdat ik weet dat ik het zelf gepland heb en het daarom gedaan heb. Maar ik kan ook intens genieten van toevallige gebeurtenissen. Het een ondersteunt het andere. Door jezelf ruimte te geven, wordt de ruimte voor toeval groter.
Weg 2: Van impulsiviteit naar meer structuur
Als meer impulsief aangelegd bent, en je hebt daar last van, dan volg je de weg van impulsiviteit naar structuur.
Hierbij is het belangrijk om in het begin de structuur strak op te zetten en je eraan te houden. Een workflow proces is hierbij essentieel, want anders vergeet je het. Vervolgens moet je het een tijdje vol houden.
Een heleboel ‘spontane’ mensen zijn bang hieraan te beginnen omdat ze denken dat ze dan als persoon veranderen. Impulsiviteit en spontaniteit zijn voor hen belangrijk omdat het bij hun zelfbeeld past. Ik kan je geruststellen: je gaat het zeker niet verliezen! Je spontaniteit blijft doorschijnen in alles wat je doet, maar de scherpe kantjes worden er door meer structuur afgehaald. Als je impulsiviteit gewoon ongecontroleerd zijn gang laat gaan, is de kans dat het tot iets leidt klein. Maar in de bedding van een structuur kan je ze gewoon de ruimte geven.
Tot slot
Het lijkt misschien zo dat impulsen ‘slecht’ waaraan je zo min mogelijk toe moet geven. Zo voelde ik gistermiddag de impuls gewoon doelloos te gaan twitteren en surfen. En dat heb ik ook lekker gedaan, en per toeval best leuke dingen ontdekt.
Dat gaf mij het inzicht dat het erom gaat dat je de impuls op het juiste moment volgt. Om deze afweging te zorgeloos te kunnen maken had ik wel 2 dingen nodig:
1. Ik kon de impuls op tijd herkennen als een impuls (mindfulness)
2. Ik had een structuur om op terug te vallen zodat ik wist dat ik mezelf niet zou verliezen in het volgen van impulsen.
