Wat is gestructureerd werken?
Gestructureerd werken is een aanpak waarbij taken en activiteiten worden georganiseerd en uitgevoerd volgens een plan of systeem. Het omvat het creëren van een raamwerk waarbinnen werkprocessen efficiënt kunnen verlopen, met duidelijkheid over prioriteiten, deadlines en benodigde stappen. In essentie gaat het erom een balans te vinden tussen het hebben van een geordende aanpak en het behouden van flexibiliteit en spontaniteit.
Hoe leer je gestructureerd werken?
Niemand werkt zonder structuur. De vraag is dus niet structuur of geen structuur. De vraag is hoeveel structuur werkt voor mij?
Het aanleren van gestructureerd werken begint dus met het begrijpen van je eigen neigingen en gewoonten. Voor sommigen kan dit betekenen weg te bewegen van overmatige spontaniteit, terwijl anderen juist moeten afstappen van een te strikte controle. Als gaat om het omgaan met informatie, zijn er 2 archetypen, de architect en de tuinier.
Als je ongeveer een beeld hebt wat jouw voorkeurs gedragspatroon is, dan zijn er grofweg 2 benaderingen twee benaderingen om gestructureerd werken te ontwikkelen:
1. Van structuur naar meer spontaniteit
Als je merkt dat je neigt naar overmatige structuur en controle, is het belangrijk om ruimte te creëren voor spontane activiteiten. Dit kan worden bereikt door bewust tijd te reserveren voor creativiteit en spontaniteit in je planning. Door bijvoorbeeld regelmatig tijd vrij te maken voor activiteiten zonder specifiek doel, zoals het bezoeken van tentoonstellingen of het ontdekken van nieuwe interesses, kun je de flexibiliteit in je routine vergroten zonder de grip op je werk te verliezen.
2. Van impulsiviteit naar meer structuur
Voor degenen die geneigd zijn tot impulsief gedrag, kan het nuttig zijn om een strakke structuur te implementeren en vast te houden aan een workflow-proces. Dit betekent het opstellen van duidelijke doelen, het plannen van taken en het volgen van een vastgestelde routine. Hoewel dit aanvankelijk een uitdaging kan zijn, helpt een georganiseerde aanpak bij het beheersen van impulsieve neigingen en het verbeteren van de productiviteit.
In beide gevallen is het essentieel om zowel structuur als spontaniteit te omarmen als complementaire aspecten van een effectieve werkstijl. Door bewust te balanceren tussen deze twee elementen, kun je een gevoel van flow bereiken en zowel productief als voldaan zijn in je dagelijkse activiteiten.
Iemand als David Allen is bijvoorbeeld iemand die van zichzelf (dat zegt hij tenminste zelf) niet zo gestructureerd is. Hij houdt van de vrijheid zichzelf te zijn en in het moment te beslissen wat hij gaat doen. Maar juist daarom heeft hij een gedisciplineerde aanpak zoals Getting Things Done nodig. Zie hier het verslag van een ontmoeting die ik met hem had. “Ik wilde de vrijheid hebben om volledig mezelf te zijn.” Een bijzondere ontmoeting
Hoe behoud je deze balans?
Allereerst is het belangrijk om te begrijpen waar je aandacht naartoe gaat. Dat omvat:
- Wat houdt je bezig?
- Waar word je door afgeleid?
- Waar wil je je op concentreren?
- Hoe voel je je daarbij?
Daarnaast is het cruciaal om een aanpak te hebben waar je volledig op kunt vertrouwen, iets waarop je altijd kunt terugvallen.
Je begint met het aanpakken van wat je aandacht trekt, en je beslist of je daar meteen mee aan de slag gaat, of dat je het even op de achtergrond plaatst.
Als je weet wat je moet doen, je er goed bij voelt, en je er steeds beter in wordt, stel je dan eens voor hoe je dag eruit zou zien! Je werkt in een flow, met de juiste hoeveelheid structuur die bij jou past. Iedereen kan dat optimale punt bereiken, maar vaak heb je daar in het begin wat begeleiding bij nodig. En dat is waar ik van dienst kan zijn.
Wil je ook meer aandacht en voldoening ervaren in je werk? Op zoek naar een balans tussen structuur en spontaniteit? Ik bied een gratis gesprek aan om hier verder over te praten.
