Misschien herken je dit? Op je werk wordt je voortdurend onderbroken omdat iemand ‘even’ je hulp nodig heeft om ergens mee verder te kunnen. En waarschijnlijk doe je het zelf ook. Het gevolg is echter dat je gedurende de dag nooit aan je eigen werk toekomt. Uit onderzoek is bekend dat het minimaal 10 minuten duurt voordat je na een onderbreking weer op je oude concentratie niveau bent. Ga maar na hoeveel tijd je daarmee op een dag kwijt bent… Gevolg: krijgt niet af wat je af wilde hebben, en s’avonds ga je met een onvoldaan gevoel naar huis.
Het is echter heel goed mogelijk om met collega’s samen te werken zonder ze jou de hele tijd uit je flow halen. Eerst is het echter belangrijk om te weten hoe het komt dat mensen elkaar de hele tijd onderbreken.
De reden voor interuptitis ligt niet zozeer in een gebrekkig time management (wat de meeste van mijn cursisten denken…), maar op een heel ander vlak. Het heeft 2 redenen:
1. Er is geen proces om dingen gestructureerd af te stemmen. Een vast werkoverleg functioneert niet, en daarom wordt er als het ware constant vergaderd en onderbroken over van alles en nog wat.
2. Wat de organisatie van jou verwacht is onvoldoende duidelijk. En dat creëert een soort van onveiligheid waartegen mensen zich (heel begrijpelijk) gaan beschermen door steeds anderen om advies te vragen en dus te onderbreken.
Op het moment dat het voor iedereen kristalhelder is wat er van hem of haar verwacht wordt, zullen mensen alleen nog afstemmen als ze echt vast lopen in een project. En die momenten van afstemming zullen dan veel minder frequent zijn en van een veel hogere kwaliteit.
Hoe je in 3 stappen structureel afrekent met onnodige onderbrekingen
Natuurlijk zijn er tactische tips, zoals ergens anders gaan zitten, of met een hoofdtelefoon werken. Maar dat zijn eigenlijk alleen maar pleisters op de wonde. Wil je echt structureel het aantal interrupties verminderen, dan zal je verder moeten gaan. Onze visie is dat gedrag bepaald wordt door context. Met een systeem creëer je een context. Het systeem wat wij hier hanteren is Getting Things Done voor Teams.
1. Installeer het systeem
Dit houdt in het opzetten van 2 soorten overleggen, die beide bovengenoemde redenen voor interrupties wegnemen:
– Een wekelijks werkoverleg dat als doel heeft de blokkades voor het werk weg te nemen
– Een roloverleg waarin wat er van iedereen verwacht wordt en hoe samengewerkt wordt, duidelijk gemaakt wordt.
2. Vul het systeem
– Bij deze stap zorg je ervoor dat je in beide overleggen alle issues die spelen op tafel krijgt en snel afhandelt. In het begin zal er veel achterstallig onderhoud zijn. Dat betekent dat de eerste overleggen wat langer zullen duren. Maar na een maand ben je daar doorheen.
3. Houd het systeem up to date
– Leg de tijdstippen van de werk- en roloverleggen lang van tevoren vast zodat niemand een excuus heeft om er niet bij te zijn.
– Maak een dynamisch overzicht van rollen en verantwoordelijkheden en werkafspraken die uit het roloverleg gekomen zijn.
– Het is handig om tijdens de overleggen iemand een vaste rol als secretaris te geven om dit bij te houden.
Resultaat: Meer flow, meer gedaan krijgen met meer plezier
Op het moment dat dit gaat lopen zal je zien dat het aantal onderbrekingen drastisch af gaat nemen. Maar wat nog belangrijker is, je zal als team veel beter in een flow kunnen werken, meer gedaan krijgen en met veel meer plezier.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
