Hoe je van werk een mentale workout maakt

Je hebt de hele dag gewerkt, je voelt je nog redelijk fit, en wilt nog even die laatste e-mails wegwerken. Maar je komt niet verder dan de eerste twee mails. Inmiddels is al tijd om naar huis te gaan. Balen. Hoe kan het toch dat het soms zo moeilijk is om dingen gedaan te krijgen.
Er zijn tijden dat je vast loopt op een taak die je op een ander moment zonder moeite afhandelt. Waarom komt er op sommige momenten niets uit je handen, hoe hard je het ook probeert?
Relax, het ligt niet aan jou, maar heeft meer te maken met hoe in het algemeen onze hersenen functioneren. De laatste jaren is hier veel onderzoek naar gedaan, en daaruit komt dat we gedurende de dag maar een beperkte hoeveelheid mentale energie hebben, ook wel wilskracht genoemd. En als die op is, dan kan je doen wat je wilt, maar je zal er niet veel meer uit kunnen krijgen.
Hersenen zijn het best te vergelijken met een spier. Alhoewel hersenen heel anders opgebouwd zijn en een heel andere functie hebben, zijn er qua energie huishouding veel overeenkomsten met spieren. Als je gewichten heft, of een andere spier intensieve oefening doet, dan moet je na een aantal keren vanzelf stoppen. Want je spieren gaan verzuren, je voelt dat als pijn. Een heel duidelijk, niet te missen signaal.
Vermoeidheid bij hersenen is lastiger vast te stellen, want ze verzuren niet zoals spieren. Je krijgt daarom geen duidelijk signaal wanneer je beter op kan houden. Het is als een auto waarvan het remsysteem alleen maar af en toe werkt. Waar je bij een spieruitputting wel moet stoppen kan je schijnbaar doorgaan als je hersens uitgeput zijn. En dat is wat de meeste mensen dan ook de hele dag doen. Ze blijven gewoon doorgaan. Het heeft echter wel zijn prijs. Want indirect zijn er wel allerlei gevolgen. Je raakt sneller afgeleid. En dat zorgt er weer voor dat er op momenten niets uit je handen komt. En als dat momenten zijn dat je juist wel moet presteren, zoals bijvoorbeeld net voor een belangrijke deadline, dan heb je een probleem.
Een extra kop koffie zet je er toch wel overheen? Dat is vaak niet de beste oplossing. Het kan een korte stimulans geven, maar het neemt het probleem niet weg. Hersenen draaien op glucose, maar toch is dat ook niet de oplossing. Want een shot glucose in de vorm van energiedrankjes of zoetigheid, heeft maar tijdelijk effect. Je krijgt heel even een high, en daarna val je in een dip en dan ben je verder van huis. Het is net als doping bij een sportprestatie, uiteindelijk ondermijnt het je.
Of moet je gewoon langer doorwerken? Binnen sommige bedrijfsculturen is dit ook een oplossing. Maar je bent dan niet echt effectiever. Het staat misschien goed voor het tonen van je inzet (als dat belangrijk is), maar het leidt er niet toe dat je structureel effectiever wordt. Er zit net zoals in de andere hulpmiddelen ook iets verslavends in. Het begint met een half uurtje, maar al snel wordt het een gewoonte. En je kan daarmee ook verwachtingen gaan creeeren dat je altijd maar beschikbaar bent.
Dat je de hele dag productief zou moeten of kunnen zijn, is een idee wat je niet helpt als je productiever met je hersenen om wilt kunnen gaan. De sleutel tot echte productiviteit ligt in het afwisselen van de juiste activiteiten zodat je  hersenen steeds weer opgeladen kunnen worden. Net zoals je een in de sportschool een bepaalde activiteiten in een bepaalde volgorde doet, zo zou je ook je werkdag moeten indelen. Ik noem dat een mentale workout.
Enkele tips hoe je van je werkdag een mentale workout maakt.
1. Laat het idee los dat je de hele dag productief zou moeten zijn.
2. Begin de ochtend met prioriteiten stellen en niet met e-mail. Prioriteiten stellen is iets wat veel mentale energie vergt. Want je weegt allerlei opties tegen elkaar af. Als je met e-mail begint, is de kans groot dat je erin blijft hangen en je binnen een paar uur de grootste voorraad van je mentale energie verbruikt hebt.
3. Neem regelmatig pauzes. Dit zorgt ervoor dat je hersenen de tijd krijgen om op te laden en herstellen.
4. Wissel hersenintensieve activiteiten af met ‘hersenloze’ activiteiten. Zoals bijvoorbeeld simpelen administratie taakjes die je doet nadat je een artikel geschreven hebt.
5. Deel je taken in naar hersenactiviteit. Als je telefoneert gebruik je andere delen van je hers`enen dan wanneer je mailt of wanneer je schrijft. Door je taken lijst zo in te delen kan je elk moment van de dag de optimale hersenactiviteit doen. De context lijsten van Getting Things Done zijn hier natuurlijk bij uitstek voor geschikt.
5. Zorg dat je zoveel mogelijk routines en vaste ritmen inbouwt
Zodra je ergens een routine van gemaakt hebt, wordt het patroon hiervan opgeslagen in je hersenen. Patronen kosten de hersenen minder energie om  uit te voeren. Het is als het ware voorgeprogrammeerd, je hoeft het denkwerk niet meer te doen.
Doordat ik me bewuster ben geworden van hoe hersenen werken, merk dat dat me alleen al veel productiviteitswinst en flow oplevert. Zo heb ik dit artikel met dit bewustzijn geschreven. Door regelmatig activiteiten af te wisselen en  de juiste condities te creeeren voor mentaal gewichtheffen – wat het schrijven van een blogartikel is – merk ik dat ik dit makkelijker en sneller gedaan kan krijgen.