Ik zal er niet omheen draaien: Holacracy implementeren doe je niet zomaar. Je bent een aantal maanden bezig wil je het draaiende krijgen.
Mocht je met je team nog niet zover zijn, dan kan je ook zonder al te veel moeite één simpel idee overnemen, wat – indien juist toegepast – je vergaderingen een hele andere dynamiek kan geven.
Het invoeren van een check-out.
Van alle onderdelen van Holacracy is dit mijn favoriet, en het is makkelijk te ‘stelen’. Sterker nog, het idee is al heel oud, en je vindt het in allerlei variaties terug in allerlei culturen – zoals de ‘talking stick’ van Noord-Amerikaanse Indianen.
Het idee is simpel:
Eindig elke ontmoeting, vergadering, met een afsluitingsronde.
Hoe het werkt?
Je vraagt iedereen om een reflectie te geven op het gesprek of de vergadering. Officieel vraag ik altijd: ‘Korte reflectie op het proces.’ Maar daar hoeft het niet bij te blijven, iedereen kan wat mij betreft alles zeggen in de checkout.
Het is echt een ‘ronde’, dus één voor één. En iedereen krijgt een kans. Verder is geen discussie toegestaan, en er wordt niet op elkaar gereageeerd.
Dat is misschien riskant zou je kunnen denken, want wat als mensen heel lang gaan praten?
In mijn ervaring gebeurt dat zelden. Als deelnemers al gebruik maken van de check-out, dan doen ze dat in gemiddeld 30 seconden. Dus met 7/8 mensen duurt dat een paar minuten.
Een voorbeeld check-out reactie is iets als:
‘Goed overleg. Ik ben blij dat ik een kans gekregen heb om dit issue te bespreken, want het zat mij echt dwars. Volgende keer, kunnen we misschien iets sneller door onze status updates gaan, zodat we eerder aan de agenda toekomen.’
Waarom een check-out echt de moeite waard is?
Het geeft iedereen, in zekere zin een ‘laatste woord’ – de kans om iets te zeggen.
Want het gevolg van niet het ‘laatste woord’ hebben is gevaar dat deze reactie buiten het overleg een uitweg vindt. Zo van: ‘wat een zonde van mijn tijd’ of ‘wat was die en die weer lang aan het woord.’ Reacties die naar mijn zin nergens aan bijdragen.
Een check-out ronde creëert bewustzijn over de gezamenlijke overlegervaring, en hoe het de volgende keer beter zou kunnen gaan. En het geeft aan waar de groep op emotioneel vlak staat, evenals mogelijke problemen.
Bovedien, check-outs kunnen ook leuk en positief zijn. Het kan een plaats zijn voor dankbaarheid, voor grappen, voor kwetsbaarheid. En dat is een veel betere manier om een vergadering te beeindigen dan een lijst met actiepunten, of erger nog… WVTTK.
