Mis je wel eens een mail, of vergeet je op tijd een rekening te betalen. De kans is groot dat je inbox niet onder controle is.
Wat is eigenlijk een inbox?
Dat is niet alleen je mailbox, alhoewel daar waarschijnlijk het meeste op binnen komt. Je hebt gemiddeld 5 inboxen. Een brievenbus thuis, een postvakje of een inbox op het werk, een voicemailbox op je vaste en je mobiele telefoon. En dan heb ik het nog niet over social media zoals Facebook of Twitter.
Ben je soms het overzicht kwijt?
Je bent niet de enige. Bij de meeste mensen zitten hun inboxen overvol en hebben ze moeite om alles bij te houden. Toch hoeft dat niet zo te zijn. Het is mogelijk door een aantal simpele maatregelen meer overzicht te krijgen.
De hoeveelheid informatie is geëxplodeerd
Het aantal aan mailtjes, telefoontjes, sms’jes dat we te verstouwen krijgen is geëxplodeerd en neemt nog steeds toe. We hebben nooit op school geleerd met dat soort hoeveelheden informatie efficiënt om te gaan. De truc is om razendsnel een beslissing te nemen over alles zodra het binnenkomt.
De 6 stappen om je inbox onder controle te krijgen
1. Alle email op één account binnen laten komen. Veel mensen hebben verschillende email accounts. In een emailprogramma als Outlook kan je vrij gemakkelijk extra accounts aanmaken. Je hebt dan de pop3 informatie nodig van je emailprovider. Die staat meestal op de website van die provider. Maar ook als je bijvoorbeeld een webmail service als Gmail gebruikt kan je verschillende accounts in één inbox binnen laten komen.
2. Overal waar je werkt een inbakje hebben staan. Dat zal meestal op je bureau zijn. Dingen verzamelen in een inbakje maakt dat je meer overzicht krijgt, dan wanneer het overal op je bureau ligt, of – nog erger – overal in huis.
3. Maak je inbakjes regelmatig leeg. Ideaal is één keer per dag. Het geeft een opgeruimd gevoel om alles weggewerkt te hebben. Vergelijk het met koken. Kook je graag op een aanrecht dat vol staat met vieze afwas, of aan een leeg, schoon aanrecht? En wat doe je dan met wat er overblijft uit je inbakjes?
4. Je zet alles direct op je takenlijsten. Dat kan op papier, of digitaal. Papier heeft als voordeel dat je het lekker door kan strepen als het gedaan hebt. Schrijven op papier is als gevoel nog steeds moeilijk te vervangen door intypen. Maar ook als je digitaal wilt gaan, is er veel keuze. Takenlijsten zijn vaak onderdeel van een agendaprogramma, zoals Outlook of ICal. Je kan ook op het internet vele programma’s vinden. Een hele handige is “Remember the Milk” (vergeet de melk niet), en deze is bovendien gratis.
5. Kijk regelmatig naar je lijsten. Vergeet dan vervolgens niet om regelmatig op je takenlijsten te kijken. Hoe vaak moet je kijken? Zo vaak als het nodig is voor jou om overzicht te houden, en je hoofd helder.
6. Werk je taken weg waar en wanneer je kan. Omdat je weet wat je moet doen – je kijkt immers vaak naar je takenlijsten – kan je snel een taak wegwerken zodra je de gelegenheid hebt. Het voordeel is: je hoeft niet meer na te denken. Je pakt gewoon je lijst erbij en begint.
Benieuwd hoe je meer balans kunt krijgen in je structuur? Bekijk dan dit artikel.
