De meeste mensen geneigd zijn zichzelf te overschatten als het erom gaat wat ze op een dag of een week kunnen doen. We zetten meer taken op onze lijst dan we aankunnen, en op het eind van de dag of de week worden we geconfronteerd met ons onvermogen als we het verschil zien tussen wat we wilden doen en wat we daadwerkelijk gedaan hebben. Dat is een van de belangrijkste redenen waarom sommigen een hekel hebben gekregen aan takenlijstjes. We kunnen op de een of andere manier niet inschatten hoelang iets duurt. Dat is waarom project deadlines zelden gehaald worden. Als je voortdurend te veel hooi op onze vork neemt is dat niet echt slim. Echte slimme mensen weten dat ze niet altijd slim zijn. Hoe ga je om met de ingebouwde neiging tot zelfoverschatting?
Als je kijkt naar je workflow kan je een aantal maatregelen nemen om een realistische planning te maken van je dag. Het uitgangspunt hierbij is dat je systeem, als het up to date is, je kan helpen je tijd objectiever in te schatten.
Verzamelen
- Niet snel iets beloven aan jezelf of aan een ander, voordat je je lijsten en agenda gecheckt hebt. Je kan jezelf niet vertrouwen als het gaat om tijdsinschatting.
- Weersta de impuls om direct te handelen. De meeste zaken zijn namelijk niet urgent. Door alles direct af te handelen, kom je snel in een reactieve modus terecht, waar je gemakkelijk de hele dag in kan blijven.
- Zorgen dat je bij bent met het verwerken van je inboxen. Als er dingen zijn die liggen te branden in je inbox, dan heeft dit onbewust effect op je vertrouwen in de accuraatheid van je systeem.
- Alleen die taken binnen laten komen waarvan je weet dat je ze wil gaan doen. Hier geldt, bij twijfel niet doen.
- Bepalen of je iets niet direct aan iemand moet doorsturen in plaats van het zelf behandelen.
Verwerken (Beslissen en Organiseren)
- Alle taken waarvan je betwijfelt of je ze deze week nog wilt gaan doen, weggooien, of doorschuiven naar de volgende week.
- Als je tijdens het processen iets binnen 2 minuten kunt doen of zelfs 5 minuten, het dan direct doen. Deze regel geldt alleen tijdens het processen. Als je het altijd zou toepassen bestaat het gevaar dat je in een reactieve modus terechtkomt.
- In de koelkast zetten. Een koelkast is een lijst waarop je iets zet wat je niet zeker weet, maar waar je het even een tijdje kunt laten afkoelen. Dat is je ‘Someday-Maybe’ lijst. Als je het daarop zet, dan bekijk je het op het eind van de maand nog eens, en als het dan nog relevant is, dan pak je het weer op.
- Geen beslissing nemen over de taak, maar dat uitstellen tot devolgende dag. Je laat het devolgende dag terugkomen in je inbox.
Onderhoud
- Regelmatig, tenminste een keer per week, je lijsten opruimen en taken die niet relevant meer zijn loslaten. Net zo lang versimpelen totdat je alleen het essentiele overhoudt.
