Het hebben van een systematische aanpak (Getting Things Done) is essentieel om meer flow te kunnen ervaren. Voor de meesten is dat al een hele toer. Maar met wat oefening kan je dit redelijk snel onder controle krijgen. Echter, daarna dient zich bij bijna iedereen de volgende vraag aan:‘Waar ben ik nou echt verantwoordelijk voor? Dat doe je door rollen en verantwoordelijkheden te bepalen.
Wat is van mij, en wat is van iemand anders? Dit is lastig te bepalen. Want in de meeste situaties is de verantwoordelijkheid binnen een team niet duidelijk. Stel je bent Marketing Medewerker, en je wordt afgerekend op het aantal bezoeken aan de website. Maar tegelijkertijd heb je een systeembeheerder die zonder jou daarin te kennen regelmatig de website platlegt voor onderhoud. Waar ben je dan echt verantwoordelijk voor?
Of privé: je enig overgebleven ouder komt in het ziekenhuis en jij bent de enige van je broers en zussen die in de buurt woont. Je voelt je verantwoordelijk voor de zorg, en je neemt het op je. Maar is het echt iets wat alleen van jou is?
Je zal in gesprek moeten gaan met degenen die het betreft (collega’s, baas of familieleden). Deze gesprekken worden echter meestal vermeden, waarschijnlijk omdat we aanvoelen dat zo’n gesprek gemakkelijk kan ontsporen. Daarom is het belangrijk om heel duidelijk voor ogen te hebben wat de uitkomst moet zijn van zo’n gesprek.
Rollen en verantwoordelijkheden in jouw team verhelderen in 3 stappen:
1. Van tevoren helder hebben wat jouw gewenste uitkomsten zijn mbt het gesprek wat je aangaat Vaak zijn dat duidelijke afspraken over wie wat (wanneer) doet, en hoe dat er dan uit ziet. Dat betekent dat je het heel precies moet omschrijven. Een werkvoorbeeld van hoe je een van de verantwoordelijkheden van een Marketing Medewerker zou kunnen omschrijven:
- Verantwoordelijkheid: Promoten van de website van het bedrijf
- Terugkerende activiteiten:
- Stuur wekelijks één nieuwsbrief eruit
- Zet dagelijks minimaal één bericht op social media sites
2. Het vastleggen en communiceren van de afspraken. Dit is noodzakelijk omdat je anders weer onduidelijkheid krijgt over wat afgesproken is. Het handigst is dat op een manier te doen zodat iedereen het voortdurend in kan zien. Bijvoorbeeld op een sharepoint, of een intranet.
3. Regelmatig checken of de afspraken die je gemaakt hebt, nog kloppen. Situaties veranderen, en je kan er niet vanuit gaan van dat wat je nu afspreekt over een half jaar nog klopt. Dat doe je door regelmatig roloverleggen te houden. In een roloverleg spreek je alleen over wie wat doet, en je evalueert of dat nog tegemoet komt aan de doelstellingen van de organisatie.
Deze aanpak is gebaseerd op Holacracy. WorkinFlow is gecertificeerd in deze baanbrekende methode die ervoor zorgt dat teams meer in flow gaan werken.
Lees hier verder hoe je vergaderingen kan veranderen door deze aanpak.
