Uitstellen! Ik ben nog nooit iemand tegengekomen die niet dingen uitstelt. Maar toch vinden we het met z’n allen slecht. Sommigen gaan zover (Edwin Bliss, The ABC of Time Management) dat ze het een zonde noemen. Gij zult niet uitstellen. Het krijgt zo bijna iets bijbels. En dat is nou precies de verkeerde manier om er tegenaan te kijken.
Uitstellen zonder je er schuldig over te voelen
Het probleem is niet dat we uitstellen, het probleem is dat we ons er schuldig over voelen. En een gevoel van schuld leidt tot gedachten, piekeren, besluiteloosheid, en zeker niet tot flow. Als je echter even nadenkt over wat je uitstelt voordat je iets uitstelt, hoef je je er niet schuldig over te voelen.
Hoe het komt dat we ons schuldig voelen over uitstellen?
We hebben namelijk het idee dat we alles direct zouden moeten afhandelen. De realiteit is echter dat je nooit alles af kan krijgen. Dat heeft onder andere te maken met de informatie explosie van de laatste jaren en dat we bijna allemaal kenniswerkers zijn geworden. We kunnen niet alles doen wat we zouden willen doen. Maar je blijft wel met dat gevoel zitten dat je eigenlijk meer zou moeten doen dan wat je kan doen.
Maar alles direct afhandelen is toch productief?
Alleen als je het heel snel kan doen, binnen 2 minuten. Anders is het gewoon een manier datgene te volgen dat het laatst en het hardst tegen je aanroept. En dat is dan waarschijnlijk niet het gene wat jouw prioriteit is.
Direct afhandelen lijkt op daadkrachtigheid, maar het is vermomde angst. Angst dat je iets vergeet als je het niet direct doet. Of angst dat iemand je niet meer aardig vindt als je niet direct iets voor hem doet.
Hoe stel je dan bewust uit?
Volg simpelweg deze 5 stappen:
- Accepteer dat je niet alles direct hoeft af te handelen. Als je dit eenmaal beseft, is het een grote opluchting. Ik voelde het ooit als een last die van mijn schouder afviel.
- Als er een email of een verzoek binnenkomt, vraag je dan af: wat is voor mij de gewenste uitkomst, en wat moet ik doen om dit te bereiken (fysieke actie)
- Als je het binnen 2 minuten kan afhandelen, doe het dan direct.
- Als het langer dan 2 minuten duurt, stel het dan uit door de actie op een lijst te schrijven.
- Kijk regelmatig op je lijst.
Waarom deze manier van uitstellen werkt?
- Doordat je dingen opschrijft wordt je gedwongen er bewust een beslissing over te nemen. Meestal doe je dat niet, en schiet je direct in de actie.
- Bijna niets is echt urgent. Dingen worden urgent gemaakt.
- Dit proces fungeert als een mentaal filter. Je haalt alles door het filter, en je zal zien dat er een heleboel uitvalt.
- Als je op een lijst kijkt, en je al je taken tegen elkaar ziet, kan je veel beter beoordelen wat op dat moment je prioriteit is. We zijn als mensen er gewoon niet op toegerust om dat beoordelingsproces in ons hoofd te doen (ga maar na, je denkt altijd meer aan te kunnen dan je in werkelijkheid aan kunt)
- Het is beter de meeste dingen even te laten rusten. Bijvoorbeeld snel en emotioneel reageren op e-mails is erg ineffectief.
- Doordat je volgens een proces werkt reageer je minder heftig op inkomende inputs, omdat je emoties gedempt worden.
