Een lid van het MT waar ik Holacracy implementeer vroeg mij laatst na een werkoverleg:
‘Waar ik moeite mee heb is dat we net zoveel tijd besteden aan alle onderwerpen op de agenda. Een bedrijfs BBQ is toch veel minder belangrijk dan een discussie over strategie. Zijn alle spanningen dan gelijk?’
Ik begrijp heel goed waar deze vraag vandaan komt. Voordat ik Holacracy in vergaderingen ging toepassen, merkte ik dat ik geen interesse of geduld had om me bezig te houden met futiliteiten. Nee, ik wilde echte discussies over inhoud voeren. Wat heeft het voor zin om het dek te schrobben, als het schip de verkeerde richting uitvaart? Onzin toch?
Totdat ik op een gegeven moment de hele dag over van alles en nog wat aan het vergaderen was. Allemaal inhoudelijk en allemaal interessant. Ja, soms werd de strategie helderder, maar of ik nou veel gedaan kreeg? Nou nee.
Tegenwoordig kap ik dat soort discussies in een werkoverleg na een aantal minuten af. En als je efficienter wilt vergaderen zou ik je adviseren om hetzelfde te doen. In een werkoverleg is strategie niet belangrijker dan de BBQ.
Misschien denk je. ‘Dat is toch juist niet efficient!’ Je moet toch juist prioriteiten stellen in wat je bespreekt.
Begrijp me goed. Het voelt heel inderdaad raar om net zoveel tijd te besteden aan beide onderwerpen. Maar in een werkoverleg gaat het erom dat spanningen snel doorverwezen worden naar de juiste rollen. Het gaat er niet om dat alle spanningen ter plaaste opgelost worden. En ik geef toe, dat is ongemakkelijk. Ik kan het niet mooier maken.
Het alternatief is dat je een ‘vergaderstamppot’ krijgt. Allerlei soorten onderwerpen worden door elkaar heen besproken. Er is geen focus, en een aantal punten worden doorverwezen naar de agenda van de volgende vergadering. Waar alles dan weer opnieuw begint. Voor je het weet zit je in een uitputtende cyclus van vergaderingen die te lang duren, en waar nooit genoeg tijd is om alles te bespreken. De kans is groot dat mensen dan vergaderingen gaan mijden, of er apathisch bij zitten. En dan ben je met z’n allen dure capaciteit aan het verbranden.
Vergaderingen effectiever maken
Vergaderingen zijn geen noodzakelijk kwaad, maar een plaats waar efficient samengewerkt wordt aan een gezamenlijk doel. Zo moet elk overleg een duidelijk doel en uitkomst hebben, net zoals een project.
Dat is de algemene regel. Daarnaast zou je vergaderingen kunnen onderscheiden in 4 hoofdsoorten:
Werkoverleg, Roloverleg en Dagelijkse stand-up, Inhoudelijk (strategie) overleg
Een werkoverleg is een overleg waar vergaderd wordt over de wekelijkse voortgang. De uitkomsten zijn Projecten en Eerstvolgende acties. Het is de plaats waar een snelle triage plaatsvindt van spanningen, door toewijzing van projecten en eerstvolgende acties aan verschillende rollen.
Een roloverleg is een overleg waar vergaderd wordt over welke rollen waarvoor verwantwoordelijk zijn. Uitkomsten zijn nieuwe, of aanpassingen aan rollen, verantwoordelijkheden of beleid (domeinafspraken). Spanningen worden verwerkt door gezamelijke besluitvorming (intergratieve besluitvorming)
Een dagelijkse stand-up is een kort voorgangsoverleg dat het gat vult tussen de werkoverleggen. Liefst kort, en als het kan staand.
Alle andere overleggen zijn inhoudelijke overleggen. Dat zijn de overleggen waar je met een aantal mensen diep nadenkt of brainstormt over oplossingen of een strategische richting.
Een belangrijk onderwerp uit willen discussieren op het moment dat het ter sprake komt is heel begrijpelijk. Maar soms is het belangrijker om eerst het dek te schrobben, zorgen dat de matrozen genoeg te eten hebben (BBQ!) voordat je gaat praten over het verleggen van de koers omdat je immers nooit weet van welke kant de volgende storm gaat komen.
