Herken je dat: je zit achter je computer, je bent met iets bezig, en toch kan je jezelf er niet van weerhouden om steeds je email te checken.
De kans is dan groot dat je verslaafd aan mail bent. Schrik niet, want je bent niet de enige. Bijna iedereen die met e-mail werkt, lijdt in meer of mindere mate aan e-mail verslaving. Ik was zelf jarenlang e-mail verslaafd, maar ik ben erachter gekomen dat je prima met e-mail kan werken zonder last te hebben van de verslavende kenmerken ervan. Als je wilt weten hoe je dat doet, lees dan verder.

Hoe werkt een verslaving eigenlijk?

– Iets geeft je een snelle kick: bij email zit de kick erin dat je door op hem te openen je direct je nieuwsgierigheid kunt bevredigen. Dat gevoel duurt dan maar heel even, en helaas heb je steeds nieuwe kicks nodig om dit zelfde gevoel weer te ervaren.
– Als je ermee stopt, krijg je afkick verschijnselen: je gaat je onrustig voelen als je een dag geen mail gelezen hebt.
– Er wordt er geestelijk van afhankelijk: je denkt dat om te functioneren het nodig is om iedere minuut je mail te checken.
– Je wordt er door sociale druk in meegezogen: er wordt van je verwacht dat je direct reageert op mails. Dit maakt dat het binnen organisaties lastig is om onderuit te komen. Toch gek eigenlijk, want wat organisaties daarmee zeggen is: je mag voor ons werken, maar we willen wel dat je mee gaat doen met onze verslaving. Als je dat voor roken zou zeggen, zou het strafbaar zijn…

In 7 stappen je vrijheid terug!

1. Word je bewust van je verslaving

Allereerst is het zaak om je bewust te zijn van je verslaving. 
– Als je vaak mail checkt, doe je dat dan om je nieuwsgierigheid te bevredigen (de snelle kick), of is het echt nodig? Wees hier eerlijk tegen jezelf. 
– Probeer eens tijdens een werkdag een ochtend niet je mail checken, en ga na of je je daarbij onrustig voelt. Als dat zo is dan ben je in meer of mindere mate verslaafd.

Andere indicaties:
– Je checkt verscheidene keren per uur je e-mail.
– Je kijkt naar ieder bericht dat binnen komt, direct wanneer het binnen komt.
– Je voelt de noodzaak om zodra een bericht binnenkomt, er direct te reageren.
– Tijdens een gesprek of vergadering ben je op je smartphone e-mail aan het checken.
– Je checkt je mail op je smartphone zelfs als je op het toilet zit.

2. Stel je voor hoe het zou zijn als je e-mail verslaving onder controle zou zijn

Je pakt een schrijfblok, of opent een pagina op je tekstverwerker en je denkt hier even over na. Wat zou je anders doen, wat anderen ervan zouden merken? Dat beeld schrijf je op. Je kunt dan jezelf bijvoorbeeld zien als je op het einde van de dag alles wat je wilde doen afgehandeld hebt, en je computer afsluit met een lege mailbox en met een voldaan gevoel aan je avond begint. 
Deze stap is belangrijk, omdat als je niet weet waarvoor je het doet, je het niet gaat doen.

3. Zet e-mail meldingen uit

Iedere keer dat je ook maar naar een melding kijkt, kost het je 2 minuten voordat je weer op het oude concentratie niveau hebt. Je wint snel één uur per dag door ze uit te zetten. Ga naar de voorkeuren of opties van je e-mail programma en zet de email meldingen  uit. Hoe je dat voor bijvoorbeeld voor Outlook doet, vind je hier. 
Mocht je echt op een belangrijk mailtje van iemand wachten, dan kan je AwayFind instellen. Dat is een gratis service die je sms’t wanneer je echt direct wilt weten of er van iemand een e-mail binnengekomen is. Ik gebruik dat bijvoorbeeld om klanten die een offerte aan willen vragen snel terug te bellen. Zo heb je geen excuus om je verslaving te blijven voeden met voortdurende e-mail meldingen.

4. Verplaats je oude mails naar een Archief

Je maakt een mapje “Archief” aan in je email programma, en kopieert daar alle mails uit je inbox naar toe. Eén Archief mapje is alles wat je nodig hebt, tenzij je specifieke dossiers moet bijhouden voor overdracht aan anderen. Het is best eng om afscheid te nemen van al je mapjes, maar met de zoekfunctie van je e-mail programma kan je veel sneller alles vinden. 
Velen zijn je al voorgegaan, en niemand die ik ken wil terug naar mapjes. Geniet vervolgens van het zicht van het witte scherm van een schone email inbox.

5. Vraag hulp aan degenen van wie je het meeste mail ontvangt

– Ga naar het Archiefmapje wat je aangemaakt hebt en waarin nu al je mails bij elkaar staan, sorteer op de kolom verzender, en stel vast van wie je de meeste verzoeken per mail ontvangt.

– Lees de mails van die personen, en check of daar berichten tussen zitten waarin direct antwoord verlangd wordt op ‘urgente’ zaken. E-mail is namelijk geen geschikt communicatie middel voor urgente zaken. Als iets echt urgent is (echte urgenties in gemiddelde kantooromgevingen zijn 5% of minder van alle communicatie) kunnen ze beter bellen of langsgaan. 

– Ga naar die personen toe of bel ze op (niet mailen!) en verzoek ze jou te helpen met jouw ‘project’. Bespreek met ze dat je urgente zaken niet per e-mail wilt ontvangen omdat je anders de hele dag achter de mail moet zitten, en dat dat je verhindert om aan je eigen taken toe te komen. Nodig ze uit om in zo’n geval langs te lopen of op te bellen. Geef aan dat je voor echte urgenties altijd tijd vrij zal maken.

6. Houd je inbox leeg met 3 regels

Iedere keer als je de inbox opent, streef je ernaar om hem helemaal leeg te maken. Dit doe je door de volgende regels te hanteren.
1. Als je niets met de mail wil, dan verplaats je hem naar het Archief of je delete hem
2. Als je de mail binnen 2 minuten af kan handelen doe je dat direct
3. Als je de mail langer duurt dan 2 minuten om af te handelen, verplaats je hem in je mailprogramma naar ’taken’, of je schrijft hem op een todo lijst. Hiervoor is het het handig als je met Getting Things Done, want dat zorgt ervoor dat je takenlijst overzichtelijk is.

7. Verminder het aantal keren dat je mail checkt

– Dan ga je langzaam de frequentie verminderen. Eerst elk half uur, dan vervolgens elk uur. Totdat je op een voor jou comfortabel ritme zit. Ideaal is 2 keer per dag, s’ochtends en s’middags. Realistisch is iedere 2 tot 3 uur. 

– Dat hou je vervolgens 3 weken vol. Dat is ongeveer de tijd die het duurt voordat een nieuwe gewoonte ingedaald is. Je weet dat je deze nieuwe gewoonte eigen gemaakt hebt als je een aantal keren per dag een lege email box hebt.

Als je deze 7 stappen volgt, dan kom je gegarandeerd van je email verslaving af. En waar je het voor doet? Een heerlijk gevoel van vrijheid, letterlijk vrijer kunnen ademhalen, (mensen ademen minder als ze de hele dag achter de e-mail zitten), minder stress, en meer tijd voor echt belangrijk zaken.