Email, whatsappjes, todo’s, gespreksaantekeningen, projectplanning, artikelen, takenlijsten. Of je het wilt of niet, je zwemt in een zee van informatie. En dat wordt alleen maar meer. Velen voelen zich erdoor bedolven. Het gevolg is geen overzicht en een een gevoel van onmacht.
Toch hoeft dat niet zo te zijn. Als je gebruikt maakt van slimme systemen hoeft veel informatie geen probleem te zijn.
Persoonlijk workflow en kennis management
Waar eerst persoonlijk workflow management (bekend geworden door Getting Things Done) als aparte discipline werd gezien, wordt het nu meer als onderdeel van persoonlijk kennismanagement (PKM) gezien. In organisaties is er wel aandacht voor gezamenlijk kennismanagement, maar dat lost het bovenstaande gevoel niet op. Gezamenlijk kennismanagement geeft je geen persoonlijk overzicht van wat je op een dag allemaal zou kunnen doen, of hoe je snel iets vindt. Vaak werken bedrijfsbrede systemen zelfs vertragend.
Daarom is het van belang om ook stil te staan bij je Persoonlijk Kennis Management. Jouw PKM is een verlengstuk van jouw brein. Sommigen noemen het ook hun tweede brein. Het zorgt ervoor dat onze beperkte vermogens om dingen te onthouden gecompenseerd worden. Jouw brein is uniek, dus jouw systeem zal ook op jou afgestemd moeten zijn. En daarbij is het belangrijk om voor jezelf te bepalen wat je vastlegt en hoe je dat vastlegt. Geen twee systemen zijn hetzelfde.
Innerlijke teamrollen
Zoals bij alle uitdagingen heb je bij hiermee te maken met innerlijke teamrollen die onbewust jouw gedrag sturen. Deze innerlijke teamrollen hebben te maken met karakter, opvoeding, en mogelijke rolmodellen in je gezin en omgeving. Onbewust nemen we deze rollen aan en van anderen over, en vervolgens hebben deze rollen de neiging om ons over te nemen. Dat merk als jouw innerlijke perfectionist je voor de zoveelste keer heeft laten overwerken. De kunst is om jezelf te gaan scheiden van jouw innerlijke rollen, zodat je ze bewuster in kunt gaan zetten. Innerlijke rollen opereren vaak in tweetallen die elkaars tegenpolen zijn (het lijkt soms bijna op een huwelijk). Innerlijke rollen zijn niet vast maar agile. Een persoon vervult tegelijkertijd meerdere rollen, en een rol kan zich verspreiden over meerdere mensen.
Innerlijke rollen bij PKM
In de context van workflow en informatie management verschijnen er meestal 2 soorten innerlijke rollen op jouw toneel. De Architecten en de Tuiniers. Maar omdat we allemaal verschillend zijn, neemt bij de één de architect de meeste ruimte in, en bij de ander de tuinier.
Wat willen deze rollen en hoe bereiken ze dat?
Architecten
Architect rollen willen al hun informatie inpassen in een allesomvattend “ultiem systeem” met een duidelijke hiërarchie. Hun purpose is om orde in de chaos te scheppen.
Architecten komen bij uitstek tot hun recht bij grootschalige projecten waarbij vooraf een plan nodig is. Ze zijn meesters in structuur en systeemdenken.
De valkuil van architecten is alles in hun systeem willen passen, ook wanneer dit niet past. Ze houden zo sterk van orde en lijstjes, dat ze daardoor andere informatie over het hoofd zien. Of ze blijven een bepaalde voorkeursaanpak volgen terwijl de situatie al lang veranderd is.
Hun behoefte aan consistentie leidt er vaak toe dat architecten hun systeem van tevoren plannen. Als hun behoeften veranderen, moet het systeem tegen aanzienlijke kosten helemaal opnieuw worden ontworpen.
Tuinier
Tuinier-rollen zijn precies het tegenovergestelde van architecten. Hun purpose is ontdekken en ruimte geven.
Ze hebben de neiging om op een “bottom-up”-manier te denken, waarbij ze tegelijkertijd vele soorten ideeën en mogelijkheden cultiveren, zoals zaadjes ontkiemen in een wilde tuin. Ze zijn het meest thuis in het fantaseren, dromen, dwalen en het maken van spontane creatieve verbindingen op een manier die geen vooraf gepland plan ooit zou kunnen voorspellen. .
Qua informatie vindt de tuinier het fijn om door alles heen te struinen en verbindingen tussen die informatie te ontdekken. De structuur wordt dus ontdekt en niet gemaakt.
De valkuil van tuiniers is dat ze vaak niet weten waar ze heen gaan. Ze kunnen soms te gemakkelijk afdwalen en worden afgeleid door nieuwe informatie die misschien fascinerend is, maar niets te maken heeft met hun doelen.
In welke rol herken jij het meest van jezelf ?
Zoals gezegd, niemand is 100% architect of tuinier. Het gaat erom dat jij herkent welke rol in jouw innerlijke team het vaakst aan het woord is, of wellicht zelfs de vergadering overneemt. Het doel van deze oefening is om te herkennen wanneer je vastzit in één rol, zodat je kunt switchen naar de andere rol, om van daaruit een evenwichtigere actie of beslissing te nemen.
—
Sources:
Tiago Forte – Building an Second Brain
Nick Milo – Linking Your Thinking