Heb je ook vaak het gevoel dat er te weinig uren in een dag zitten? Op het einde van de dag vraag je je af wat je nou eigenlijk gedaan hebt. Het kan zijn dat je werkdruk te hoog ligt. Maar hoe kom je daar eigenlijk achter? Want werkdruk verminderen begint met inventariseren.
Werkdruk verminderen: eerst weten wat je werk is
Als je niet weet wat precies je werk is, kan je ook nooit weten hoeveel je moet doen. Hoezo, niet weten wat je werk is, zal je jezelf afvragen. ‘Ik zie toch wat ik moet doen: Ik zie toch de mails in mijn computer, de telefoontjes, de stapels papier op mijn bureau?’ Nou, deze manier van je werk ‘bekijken’ is precies waardoor je in de problemen komt. Laat me dat uitleggen.
Als je alleen maar doet wat je voor je ziet dan heb je waarschijnlijk nog een handwerk mentaliteit. En dat is eigenlijk ook niet gek, want dat is het soort werk wat we de afgelopen 10.000 jaar gedaan hebben. Een handwerker komt s’ morgens op zijn werk en begint te doen wat hij ziet dat er moet gebeuren. Die koe die gemolken moet worden, de dozen die ingepakt moeten worden. Maar in het huidige informatie tijdperk werkt deze aanpak niet meer.
Je zult de alsmaar groeiende stroom met email, telefoontjes, en ideeën moeten gaan kanaliseren voordat je er iets mee gaat doen. En 
hoe doe je dat bij een rivier die overstroomt? Door sluizen te gaan bouwen. Eerst gaat het water door een sluis, en dan kan je de waterstand beheersen.
Jouw informatiesluis is dat je voordat je iets gaat doen, eerst bepaalt of je datgene wel moet doen, en wat dat dan is (het definiëren van je werk). Dit is werken met een kenniswerk mentaliteit. Eerst beslissen, en dan pas doen. En dat is iets wat de meesten van ons niet als gewoonte hebben.
Handwerk versus Kenniswerk
| Handwerk | Kenniswerk |
| Je doet direct wat er voor je ligt | Je gaat eerst beslissen dan pas doen. |
| Je ziet wat je werk is | Je werk is onzichtbaar |
| Je werkt met je handen | Je werkt met je hoofd |
| Je kunt zien dat je werk af is | Je kunt niet zien wanneer iets af is, dat moet je zelf bepalen |
| Je doet wat er op je af komt | Je verdeelt je dag over verschillende soorten werk |
Voor kenniswerk is het definiëren van ‘wat je werk is’ je belangrijkste werk!
Zo geredeneerd bestaat je ‘echte’ werk dus uit 3 onderdelen. Dat zijn dan als het ware de sluizen waardoor je werk stroomt gedurende de dag.
1. Definiëren wat je werk is
2. Uitvoeren van voor-gedefinieerd werk
3. Ad Hoc werk
Het veranderen van een handwerkmentaliteit gaat niet vanzelf. Maar het is wel mogelijk. De groeiende hoeveelheid mensen die volgens Getting Things Done werken doen dat dagelijks met succes. Essentieel is dat je informatiesluizen installeert in je werkproces, en je daar vervolgens ook aan houdt. En het resultaat is dat de momenten van flow geen toeval meer zijn, maar iets wat je ‘normaal’ gaat vinden als je werkt.
