Checklists zijn een grote bron van ondersteuning bij de meest uiteenlopende activiteiten. Ze houden je in het juiste spoor, en zorgen er voor dat stressvolle klussen vanzelf gaan. Checklists kunnen je grootste bondgenoot zijn, en ze kosten niets!
Als je al GTD beoefent, ben je bekend met niets meer in je hoofd houden. Checklists zijn een variatie op takenlijsten. Met een takenlijst herinner je jezelf aan wat je moet doen. Als het gedaan is, streep je het af. Een checklist is dwingender. Het is een voorgeschreven volgorde van handelingen die je één voor één uitvoert. Het is ideaal voor terugkerende activiteiten, of (zoals voor piloten en chirurgen) noodsituaties waarin je weet dat je snel moet handelen.
Mijn favoriete checklists
Checklists begeleiden mijn leven. Ze herinneren me aan de belangrijke dingen, dagelijks, wekelijks en bij terugkerende activiteiten zoals vakanties. Hieronder mijn favorieten:
1. Boodschappen checklist waardoor boodschappen doen leuk wordt
- Waarom deze lijst: Snel en efficiënt boodschappen doen
- Hoe het werkt: Het is een lijst met supermarkt boodschappen die we regelmatig doen, ingedeeld naar de plattegrond van de supermarkt. Hij hangt in de keuken, en zodra iets op is, schrijven we het direct hierop. Een keer per week pakken we dan de lijst erbij, en schrijven alles op wat we die week nog extra nodig denken te hebben. In de supermarkt hoef ik dan nooit na te denken over wat we nog moeten gaan kopen.
- Hoe het mij helpt bij het boodschappen doen: Boodschappen gaat lekker snel en wordt daardoor voor mij leuk. Ik word bovendien niet in de verleiding gebracht om dingen te kopen die we niet nodig hebben, en sta meestal binnen 15 minuten weer buiten.
2. Vakantie checklist die mij direct een vakantiegevoel geeft
- Waarom deze lijst: Om ontspannen op vakantie te gaan
- Hoe het werkt: Een paklijst met daarop alles wat je maar mee zou kunnen nemen. Toen ik als student met een rugzak de wereld rondtrok was dit niet echt nodig, maar nu met een gezin met 2 kleine kinderen is het echt een onmisbare checklist geworden. Onderverdeeld in een aantal categorieën zoals: kleding, verzorging, medisch, onderweg, documenten. Daarnaast een checklist van alles wat we moeten doen een aantal weken van tevoren. Zoals paspoorten controleren, auto na laten kijken, navigatieprogramma updaten etc. En dan als laatste een checklist van alles wat we in huis na moeten kijken voordat we de deur achter ons dicht trekken.
- Hoe het mij helpt om ontspannen op vakantie te gaan: Voordat ik deze lijst had, waren de laatste dagen voor de vakantie altijd stressvol, en duurde het een aantal dagen voordat ik een ‘vakantiegevoel’ kreeg. Nu heb ik dat gevoel al tijdens het pakken.
3. Opstart checklist die zorgt dat ik mijn dag goed begin
- Waarom deze lijst: Om snel in het goede spoor te komen van de dag omdat ik van mezelf weet dat ik s’morgens vaak moeite heb om op gang te komen.
- Hoe het werkt: ik werk een aantal simpele instructies af. Zoals het bekijken van mijn agenda en takenlijsten, het opladen van mijn iPhone, het opruimen van mijn desktop en bureau, het sluiten van openstaande programma’s.
- Hoe het mij helpt gedurende de dag: Door deze lijst kom ik s’morgens sneller op gang, en kan de rest van de dag meer gefocused zijn.
4. Wekelijks onderhoud checklist waardoor ik weet dat ik aan de juiste dingen werk
- Waarom deze lijst: om mezelf ertoe te brengen om wekelijks onderhoud van mijn systeem te doen
- Hoe het werkt: Ik werk deze lijst een keer per week af. Ik reserveer er een half uur voor, en doe 1 voor 1 wat erop staat. Ik loop o.a. door mijn projectenlijst, en vraag mezelf af of deze allemaal nog op koers liggen. En ik kijk wat verder vooruit in mijn agenda. Dit soort activiteiten zorgt ervoor dat ik altijd een heleboel ‘ oh ja, dit moest ik ook nog doen‘ invallen krijg, die ik dan direct verwerk in mijn systeem.
- Hoe het mij helpt gedurende de week: gedurende de rest van de week hoef ik niet meer na te denken over prioriteiten. Dat geeft me meer rust en control omdat ik weet dat ik de juiste dingen doe. En dat ik op de juiste koers lig.
Suggesties voor checklists
Je vindt op het internet heel veel checklists. Maar ik merk dat ze mij het meest van pas komen bij terugkerende activiteiten of eenmalige gebeurtenissen.
Terugkerende activiteiten
Het voordeel van dit soort checklisten is dat je niet iedere keer het wiel uit hoeft te vinden, en dat ze bij gebruik steeds preciezer worden.
- Voorbereiden van een verkoopgesprek
- Voorbereiden van een training
- Publiceren van een nieuwsbrief
- Voorbereiden van een kinderverjaardag
- Backuppen van je computer
- Schrijven van een periodiek rapport
- Doen van je belastingaangifte
- etc
Eenmalige gebeurtenissen
Voor in situaties dat je niet even kalm kunt gaan zitten nadenken. (Menig ramp is al voorkomen doordat piloten ook checklists gebruiken)
- Aanrijding
- Verlies van bankpas
- Verlies van mobiele telefoon
- Ongeval in huis (EHBO)
- etc
Internet sites
Je kan op internet voor de gekste dingen checklisten vinden. Van een checklist voor de aanschaf van een Labrador pup tot een checklist voor vreemdgaan.
Checklist tools
- Webbased
- Checkvist: het voordeel hiervan is dat het makkelijk te integreren is in iGoogle en dat het razendsnel met sneltoetsen aan te sturen is.
- Zenbe: gesynchroniseerd op je iphone en op het web. Ook te integreren in iGoogle.
- Google docs: Online te delen
- Excel en Word: simpel en snel.
