Misschien herken je dit? Je leest een e-mail en je vindt dat je meteen moet antwoorden. Vervolgens ben je er een tijd mee bezig, je verstuurt hem, om er achter te komen dat je beter iets anders had kunnen doen, en dat je datgene wat je die ochtend af had willen hebben niet meer lukt.
We hebben de ingeboren neiging om direct te reageren op sterke prikkels. En in de natuur is dat een prima reactie. Daar kan immers achter elke boom een tijger staan. Maar achter je computer is dat minder effectief. Want je bent dan de hele dag in urgentie/reactie modus en krijgt op het einde van de dag niets gedaan.
Dus in plaats direct te reageren op prikkels zou het veel handiger zijn om af en toe eerst een stil te staan en nadenken voor je iets doet. Ik noem dat strategisch vertragen. Dat hoeft echt niet lang te duren, maar ik kan je garanderen dat als je dat consequent doet, het een enorm verschil gaat maken in je persoonlijke productiviteit.
Hoe je leert strategisch te vertragen
1. Vraag jezelf af waarom je steeds zo snel in actie schiet.
Waarschijnlijk zit daar een overtuiging achter zoals: “Ik moet e-mail direct antwoorden, want ze wachten op een antwoord”. En vaak komt het er op neer dat je aardig gevonden wil worden, en je bang bent dat als je niet direct reageert dat niet meer het geval zal zijn.
2. Neutraliseer deze overtuiging met een andere overtuiging
Zoals: “Ik hoef niet direct op iedere e-mail te reageren”, of “Mensen kunnen best even wachten”. “De wereld vergaat heus niet als ik een halve dag of een dag later pas reageer”.
3. Zorg dat je een workflow proces hebt wat jou eraan herinnert
Ideaal is hiervoor het proces van Getting Things Done. Als je een inbox leegmaakt vraag je jezelf steeds af: Wat is mijn gewenste uitkomst, en wat moet ik daarvoor doen. Door deze vragen te stellen, en dat gaat echt in een fractie van een seconde, sta je even stil bij dat mailtje, of die brief. En als het langer dan 2 minuten duurt om het af te handelen, zet je het op een lijst waar je later naar kijkt.
4. Zorg dan dat je dit even vol houdt.
In ieder geval meer dan 3 weken. Dat is de minimum tijd dat het duurt om een nieuwe gewoonte aan te leren.
