Vorige week zat ik in een vergadering waarin één van de deelnemers met frustratie in zijn stem zei:
‘Maar we moeten hier nu echt iets aan gaan doen.’
Hij kreeg bijval van enkele anderen. ‘Mee eens!’
‘Laten we het probleem eerst in kaart brengen’, zei iemand anders.
Ik stond op het punt om me in de de discussie te storten, en toen heb ik een vraag gesteld waarmee ik de 9 deelnemers een half uur discussie bespaard heb.
Wie is we?
Verbaasde gezichten alom.
‘Wat bedoel je, wie is we?’
‘Je zegt: we moeten hier wat aan gaan doen. Maar wie heeft de bevoegdheid om hier iets van te vinden en wat aan te gaan doen?’
Er werd ongemakkelijk geschuifeld. Maar snel werd het duidelijk niemand expliciet de verantwoordelijkheid had. De eerst volgende actie was dus om dit eerst in de organisatie helder te maken.
Het heeft te maken met een oud uitgangspunt. Als iedereen verantwoordelijk is, is niemand verantwoordelijk.
‘We’ is geen persoon die iets kan doen
Even terug naar ‘we’. Elke keer als ‘we’ in een meeting gebruikt wordt in relatie tot dingen doen, dan gaat er bij mij een rood licht branden.
Het probleem is dat ‘we’ geen persoon is die iets kan doen. Jij en ik zijn autonome mensen die actie kunnen ondernemen. ‘We’ kan dat niet.
Het beste dat we over ‘we’ kunnen zeggen is dat het staat voor een groepsgevoel, iets van een gezamenlijk begrip, een set van waarden. In deze ‘wij ruimte’ is er een zeker een cultuur. Maar er is geen ‘doener’ in deze ‘wij ruimte’.
‘We’ gaat snel over in groepsdenken, een fenomeen waar een groep bekwame personen zodanig wordt beinvloed door groepsprocessen, dat de kwaliteit van de groepsbesluiten vermindert.
En als dingen dus niet kristalhelder belegd zijn in jouw team, is dit een open deur om een vergadering te laten ontsporen in lange inhoudelijke discussies met geen actie.
Wat je kan doen als je iemand ‘we’ hoort zeggen
Ten eerste moet je hier dan wel echt op gespitst zijn. Anders ontgaat het je. Wellicht dat deze blogpost je daaraan kan herinneren. Je zou hem uit kunnen printen en mee naar de volgende vergadering kunnen nemen. Je zou het in het begin ook eens kunnen turven, zonder iets te zeggen. Maar als je een interventie wilt doen, dan is de eerste vraag die je zou kunnen stellen:
Wie is ‘we’?
Het is heel waarschijnlijk dat daar vervolgens geen duidelijk antwoord op komt. Dan stel je de vervolgvragen:
Wie is bevoegd om hier een besluit over te nemen?
Wat is de (eerst) volgende actie?
Wie gaat die actie op zich nemen? (in Holacracy: aan welke rol vraag je dat?)
Als je deze vragen toepast, zal je drastisch kunnen besparen op vergadertijd. Mocht je hier nog verder in willen gaan, zou je naar Getting Teams Done kunnen kijken.
