Energievreters op het werk aanpakken

Er zijn veel factoren die je energie niveau beïnvloeden, maar ik concentreer me hier op de factoren die te maken hebben met je ‘workflow’. Ik ga er hiervoor van uit dat je al enigzins bekend bent met Getting Things Done, of er al mee werkt.
Als je aan het werk bent, dan zijn er grofweg twee oorzaken die invloed hebben op je energieniveau. Ik noem ze de energie vreters en de energie opwekkers.
De energie vreter is het stemmetje dat tegen je zegt: ik zou eigenlijk nog op die mail terug moeten komen, of ik zou die en die nog terug moeten bellen die op mijn voicemail staat. Dat zijn in termen van Getting Things Done de ‘open loops’.
Energie opwekkers komen voort uit het positieve gevoel iets afgerond te hebben. Ik krijg het vaak als ik na het verwerken van mijn mail weer een leeg scherm voor me zie. Of als ik me een doel gesteld heb om wat taken af te krijgen en ik ze ook daadwerkelijk af heb. Om op een optimaal energie niveau te werken moet je de energie vreters zoveel mogelijk elimineren en de energie opwekkers stimuleren.

Tips voor het elimineren van de energie vreters

De sleutel voor het elimineren van de energie vreters is het wat ‘front end decision making’ wordt genoemd. Zodra iets op je radar verschijnt, of het nou een gedachte is, een email, een toezegging die je doet in een gesprek, dit vangen in je systeem en op het juiste moment verwerken. Dat zijn 2 stappen, die je in 2 verschilllende activiteiten doet. De eerste stap is het verzamelen. Dat is altijd een verzamelinstrument bij je hebben. Dat kan een simpel notitieboekje zijn of in mijn geval een iphone. Deze eerste stap eindigt in mijn inbox.
De tweede stap is regelmatig de inbox verwerken. Tijdens het verwerken neem je een beslissing over wat je met het verzamelde gaat doen. En als je dat goed doet, denk je er vervolgens niet meer aan. Als je jezelf met deze 2 stappen vertrouwt zal je merken dat het je ook geen energie meer kost. Op die manier heb je de energievreters geëlimineerd.

Tips hoe je energie opwekt

We werken eigenlijk altijd met lijsten. Soms onbewust in ons hoofd, soms bewust als je ze opschreven hebt. Grof weg zijn er 2 soorten lijsten, gesloten lijsten en open lijsten.
Een gesloten lijst is op een gegeven moment af. Een open lijst is nooit af. Een gesloten lijst kan zijn een checklist die je af werkt, maar ook een emailbox die je op een bepaald moment ‘bevriest’ en leeg maakt.
Een open lijst is een mailbox die nooit leeg is, en je het demotiverende gevoel geeft dat je werk nooit af is. Het verwerken van een gesloten lijst geeft je veel energie. De truc is dan om als je met lijsten werkt, zoveel mogelijk met gesloten lijsten te werken.

Email

Als je van je emails een gesloten lijst maakt, dan kan dit een enorme energie opwekker zijn. Je moet daarvoor echter wel een paar regels voor jezelf stellen:
1. Je besteedt niet meer dan 2 minuten aan een email. – een timer is hiervoor handig om bij de hand te hebben. – als het snelle communicatie is, stuur je direct een kort emailtje terug. bijvoorbeeld dat je het ontvangen hebt en erop terug komt. Of je archiveert het direct.
2. Je gaat mail niet direct verwerken maar stuurt het door naar een andere inbox (tenzij het echt een urgente taak is, die verwerk je direct).
Met deze aanpak kan je in 15 minuten door een scherm emails heen zijn.

Actielijsten

Het principe van gesloten lijsten kan je ook gebruiken bij de ‘Doen’ fase van GTD: het werken vanuit je actie lijsten. Je neemt een lijst, laten we voor het gemak zeggen @computer, en bepaalt eerst hoelang je hebt om in die context te werken. Dan neem je een aantal taken van je actielijst (dit zijn taken die per definitie niet urgent zijn, dus welke taken je neemt maakt niet zoveel uit), waarvan je weet dat je ze binnen de gestelde tijd moet kunnen doen. Die ga je dan binnen die tijd doen. Het afstrepen van de taken en het zien dat de lijst steeds kleiner wordt maakt dat je energie krijgt. Als er dan op het laatst nog een paar taken over zijn, doe je die waarschijnlijk sneller vanwege het voldane gevoel al die andere al gedaan te hebben.

Download gratis deze whitepaper